Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. UF0513.

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Capacidades que se adquieren con este Manual:

– Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos.
– Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos.
– Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia.
– Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada.

Índice:

Sistemas operativos habituales 8

1. Sistema operativo. 9
2. Interface. 10
3. El sistema operativo Windows 10. 11
3.1. Introducción. 12
3.2. Novedades en Windows 10. 12
3.3. Diferencias entre Windows 8.1 y Windows 10. 13
3.4. Iniciar Windows 10. 15
3.5. El escritorio de Windows 10. 16
3.6. La barra de tareas del escritorio. 16
3.7. El menú inicio. 17
3.8. Anclar y desanclar iconos de programas. 21
3.9. El área de notificación del escritorio. 22
3.10. Iniciar aplicaciones en Windows 10. 22
3.11. Vista de tareas en Windows 10. 23
3.12. Las ventanas de aplicación del escritorio. 23
3.13. Organizar ventanas en el escritorio. 24
3.14. Crear accesos directos en el escritorio. 25
3.15. Opciones de apagado – cierre de sesión. 26
3.16. Configuración. 27
3.17. El panel de control. 30
3.18. Trabajo con proyectores multimedia. 34
3.19. El explorador de archivos de Windows. 35
4. Actividades. 44

Archivo y clasificación de documentación administrativa 46

1. El archivo en la empresa. 47
1.1. Descripción. 47
1.2. Finalidad. 47
1.3. Importancia del archivo para la empresa. 47
1.4. Tipos de archivos. 48
1.5. Equipos y materiales para el archivo. 49
1.6. Funcionamiento de un archivo. 52
1.7. Mantenimiento de un archivo. 52
1.8. Proceso de archivo de un documento. 53
1.9. Normas que regulan la conservación de documentos. 54
1.10. Destrucción de los documentos. 55
1.11. Confidencialidad y seguridad de la información. 56
2. La organización del archivo. 57
2.1. Centralizado. 57
2.2. Descentralizado. 57
2.3. Mixto. 57
2.4. Activo. 58
2.5. Semiactivo. 58
2.6. Inactivo o pasivo. 58
3. Sistemas de ordenación y clasificación de documentación administrativa. 59
3.1. Concepto de ordenación y clasificación. 59
3.2. Clasificación alfabética. 59
3.3. Clasificación numérica. 60
3.4. Sistema mixto. 61
3.5. Clasificación cronológica. 62
3.6. Criterio geográfico. 62
3.7. Clasificación por materias. 62
4. Actividades. 64

Base de datos 66

1. Conceptos básicos. 67
1.1. ¿Qué es una base de datos? 67
1.2. ¿Qué es una base de datos relacional? 67
1.3. Objetos de una base de datos. 68

Creación de una Base de Datos 72

1. Cómo crear una Base de Datos nueva. 73
1.1. Planificar una Base de Datos. 73
1.2. Diseño de las tablas. 76
1.3. Crear una tabla. 79
1.4. Definir el tipo de datos de los campos de una tabla. 84

Modificar la estructura de una tabla: vista diseño. 88

1. Partes de la vista diseño. 90
2. Añadir campos a una tabla. 91
3. Editar y eliminar campos de una tabla. 93
3.1. Cambiar su nombre. 93
3.2. Cambiar su posición. 93
3.3. Eliminar un campo. 93
4. Propiedades de los campos de una tabla. 95
4.1. Propiedades de los campos más comunes. 96
5. La clave principal. 98
5.1. Qué es la clave de una tabla. 98
5.2. La clave autonumérica. 98
5.3. Claves combinadas. 99
6. Indexación de campos. 101
6.1. Tipos de índices. 101
6.2. Ventajas e inconvenientes de la indexación. 102

Relaciones entre tablas 104

1. Tipos de relación. 106
2. La integridad referencial. 108
2.1. Actualización en cascada. 108
2.2. Eliminar en cascada los registros relacionados. 108
3. Crear relaciones. 110
3.1. Requisitos previos antes de crear relaciones. 110

Tablas en Vista Hoja de datos 116

1. Introducir y modificar datos. 117
1.1. Condiciones previas. 117
1.2. Introducir valores en una tabla. 117
1.3. Modificar valores en una tabla. 119
2. Desplazamientos y selección en una tabla. 120
2.1. Desplazamientos por la tabla. 120
2.2. Seleccionar elementos de una tabla. 121
3. Buscar y reemplazar datos. 123
3.1. Buscar valores. 123
3.2. Reemplazar uno o varios valores. 124
3.3. Los caracteres comodín. 125
4. Operaciones básicas en la hoja de datos. 126
4.1. Copiar un dato o un registro. 126
4.2. Pegar un dato o un registro. 126
4.3. Cortar un dato o un registro. 127
5. Formato de la hoja de datos. 129
5.1. Aspecto visual. 129
5.2. Ordenar registros. 130
5.3. Mostrar y ocultar columnas. 131
5.4. Inmovilizar y liberar columnas. 132
6. Filtrar los datos. 133
6.1. Filtro por selección. 133
6.2. Filtro Avanzado. 135

Importar y exportar 138

1. Importar una Base de Datos. 139
2. Importar un archivo Excel. 141
3. Exportar datos. 145

Consultas 147

1. Consultas de selección. 148
1.1. La vista diseño del objeto consulta. 148
2. Los criterios de consulta. 153
2.1. Criterios de número. 153
2.2. Criterios básicos utilizados en campos de tipo numérico. 153
2.3. Criterios de texto. 154
2.4. Criterios de fecha/hora. 154
2.5. Criterios combinados. 155
3. Configuración de consultas. 158
3.1. Guardar una consulta. 158
3.2. Editar los campos de una consulta. 158
3.3. Ocultar un campo. 159
3.4. Eliminar una consulta. 160
4. Asistente para consultas sencillas. 161
4.1. Consultas resumen. 165
5. Consultas con campos calculados. 166
5.1. Crear un campo calculado. 166
5.2. Dar formato a un campo calculado. 167
6. Consultas de totales. 170
7. Consultas paramétricas. 174
7.1. Parámetros y operadores de comparación. 175
7.2. Múltiples parámetros y otros operadores. 175

Consultas de acción 178

1. Consultas de creación de tabla. 180
2. Consultas de datos anexados. 183
3. Consultas de actualización. 185
4. Consultas de eliminación. 187

Formularios 191

1. El asistente de formularios. 193
2. Trabajar con formularios. 198
2.1. Desplazarse por los campos. 198
2.2. Editar un registro. 198
2.3. Crear un nuevo registro. 199
2.4. Eliminar un registro. 199
2.5. Buscar un registro. 200
3. Filtrar registros en los formularios. 201
3.1. Tipos de filtro. 201
3.2. Aplicar filtros a formulario. 202
4. La vista presentación I. 204
4.1. Modificar los elementos de un formulario. 205
4.2. Diseño de controles. 207
5. La vista presentación II. 208
5.1. Formato de controles. 208
5.2. Organización. 210

Personaliza Formularios: Vista diseño 212

1. Secciones del formulario. 213
1.1. Secciones de un formulario. 213
2. Cuadro de herramientas y controles. 215
2.1. Tipos de controles. 215
3. Propiedades de los elementos de un formulario. 218
3.1. Propiedades comunes en los controles. 218
4. Insertar imágenes. 221
4.1. Marco de objeto independiente. 222
4.2. Marco de objeto dependiente. 222
4.3. Propiedades de la imagen. 223

Informes 226

1. Creación de un informe. 228
1.1. Creación automática de informes. 228
1.2. Partes de un informe. 229
2. Creación de un informe con el asistente. 231
3. Imprimir un informe. 235
3.1. Opciones de zoom. 236
3.2. Imprimir. 237

Personalizar informes 240

1. Insertar saltos de página. 241
1.1. Desplazar un salto de página. 242
2. Cálculos y resúmenes de un informe. 243
3. Ordenar y agrupar datos. 245
3.1. Agregar un grupo. 246
3.2. Agregar un orden. 246

Bibliografía 250